Pengajuan Cuti PNS untuk Program Bayi Tabung

Progynova untuk persiapan Frozen Embrio Transfer

Akhirnya waktu yang ditunggu-tunggu datang juga. Kami mau Frozen Embrio Transfer (FET) yay!! Ga kerasa ya uda 3 bulan lebih sejak histeroskopi. Time flies.

Tapi tapi pas menjelang FET, kok ini kerjaan n to do list malah makin banyak!! Persiapan jd minim, ga kaya pas mau bayi tabung kemarin. No exercise No diet No eating extra fruits and vegetables No honey Nothing. Mana ibadah lg kendor2nya pula. #panik

Parahnya, hal yg plg krusial jg belum beres. Apalagi kalo bukan masalah cuti. Huhuu... Karena emang lagi banyak deadline, pengajuan cuti besarku blm disetujui sama Kasubag/Kabag/Karo. Diundur-undur terus gitu, bahkan malah disuruh simpen aja.. >.< Padahal uda mendekati hari H!! #makinpanik

Sehari sebelum cuti dimulai, kerjaan sudah aku beresin n laporin k atasan. Tugas selanjutnya tinggal bujukin beliau supaya ksh persetujuan cuti lagi. Fyi, sebelumnya aku uda ambil Cuti Alasan Penting buat jagain Bapakku selama sebulan. Baru Cuti Alasan Penting uda langsung mau ngambil Cuti Besar aja. Yap, ini mah sebenernya pegawainya aja yg ngelunjak minta cuti mulu >.<.

Karena atasanku orgnya realistis, respon beliau terhadap bujukananku (not in a romantic way yaaa) adalah dengan tidak bilang "iya" maupun "tidak". Aku bisa memahami sih, secara aku tau banget belum lama ini uda ambil Cuti Alasan Penting. Beliau cm nyaranin untuk menghadap langsung ke Pak Karo.

Karena besoknya uda HARUS mulai cuti, kuniatin deh nunggu sampe malem buat ketemu Pak Karo. Aku nunggu d pojokan sebelah kiri depan ruangannya yg gelap sampe Beliau keluar ruangan. Sebelumnya, aku sempet ketuk2 pintu tp ga ada jawaban, makanya ak putusin untuk nunggu aja sampai Beliau keluar sendiri. Pas Pak Karo keluar ruangan, Beliau langsung otomatis belok kanan tanpa melihat kehadiranku di belakangnya. Karena excited akhirnya bisa ketemu beliau, aku otomatis teriak "Pak Karoooo..." beliau langsung kaget "HUWAAAAAA huwaa hwaaa huf... huff... kamu ngagetin saya... #sambil ngelus2 dada" Hahaha... takut jg kalo beliau jantungan tp kok lucu >.< semoga sehat terus ya Pak...

Btw, aku langsung minta maaf dan menjelaskan keperluanku ke Beliau. Alhamdulillah, selesai ak ngomong, Beliau malah blg "Lah kan sudah saya izinin, emg belum ya?". Aku jawab "Bukan yg Cuti Alasan Penting Pak, ini cuti yg lain lagi. Sy mau mengajukan Cuti Besar". Beliau blg "Ooo gitu.., yauda sini..." sambil kami masuk k ruangan Beliau. D ruangan, aku coba jelaskan kondisiku, sebelum ceritaku selesai beliau malah blg "... iya, saya izinin ko, saya kan tau penyakit kamu... tp kamu harus buat pernyataan blm pernah ambil cuti besar ya..." Siap Pak... surat pernyataan mah piece of cake, ya ga? =p

Selesai deh urusan percutian... Alhamdulillah...

Buat kita-kita yg Pegawai Negeri Sipil (PNS), ada beberapa pilihan cuti yang bisa digunakan untuk program bayi tabung. Silakan dipilih yaa... heheu

1. Cuti Tahunan

Bayi tabung membutuhkan waktu beberapa minggu (1 siklus menstruasi) dengan catatan prosedur bayi tabungnya berjalan lancar dengan prosedur standar. Dengan cuti tahunan yang kira2 12 hari, kita tinggal tambah izin sakit 8 hari untuk bedrest selama 2 weeks waiting. Ya.. itu kalo kantornya ngebolehin buat pake izin sakit... Soalnya program bayi tabung ini pelik juga c. Dibilang sakit ya kita ngga sakit kaya orang kena tipus atau malaria gitu, tp kalo dibilang sehat emg kita realitanya bakal bolak balik k rumah sakit u suntik dll bahkan ada prosedur yg melibatkan bius. 

2. Cuti Besar

Apakah Itu Flexible Work?

taken from google

Ada berbagai alasan kenapa sebagian pegawai menginginkan untuk bisa bekerja secara fleksibel (flexible work). Beberapa diantaranya adalah biaya transportasi yang mahal, waktu tempuh ke kantor yang panjang, transportasi umum yang belum memadai, jarak antara rumah dan kantor yang jauh, stress karena kemacetan, minimnya waktu yang bisa dihabiskan dengan anak, dan keperluan terkait kesehatan. Belum lagi untuk pegawai yang tempat kerjanya remote (karena instansi yang tersebar di seluruh Indonesia), mereka tentunya memerlukan tambahan waktu untuk bisa mengunjungi keluarganya di kampung halaman. Untukku sendiri, flexible work merupakan kebutuhkan karena aku tipikal pegawai yang mudah terdistraksi. Lingkungan kerja yang kondusif dan tenang sangat membantu untuk berkonsentrasi dan menjadi produktif.

Curhat dikit ya… Pernah aku bilang ke atasan kalau mau kerja di Perpus aja, eh atasan malah bilang “kerja di sini aja si mbak”. Huhuuu. Terus kalau di ruangan aku menyendiri di pojokan, dikiranya aku mengasingkan diri. Kwkwk. Tapi salahku juga karena aku ga pernah bilang ke atasan kalau aku susah berkonsentrasi. =( Btw, Kadang aku suka kesel n nyesel sendiri kalau banyak sekali waktu yang terbuang sia-sia karena hal yang tidak perlu, misalnya makan siang kelamaan dan ngobrol yang berlebihan.

Back to topic

Flexible work semakin banyak diterapkan oleh berbagai perusahaan dan instansi. Menurut survey yang dilakukan Gallup, pada tahun 2016 pegawai di Amerika yang bekerja dari jauh mencapai 43% dari total tenaga kerja di sana. Jika dibandingkan dengan persentase di tahun 2012 yang mencapai angka 39%, maka bisa disimpulkan bahwa trend pegawai yang bekerja dari jauh terus mengalami peningkatan. Flexible work telah digunakan oleh berbagai institusi sebagai strategi dalam mengelola SDM. Kalau di APSC sendiri, Flexible Work sudah merupakan bagian dari rekrutmen dan retention initiatives, untuk men-support employee yang cacat, untuk mempromosikan budaya kerja yang positif, menjadi bagian dari strategi pengelolaan absensi, dan untuk memfasilitasi lingkungan kerja yang aman dan sehat. Menurut data APSC, di tahun 2013 Flexible Work banyak digunakan oleh pegawai yang memiliki masalah kesehatan. Berdasar Fair Work Act 2009, pegawai di Australia bisa mem-propose Flexible Work arrangements.

Setahun terkahir ini makin banyak pegawai yang resign dari kantor. Gimana kalau menerapkan kebijakan Flexible Work ini? Kali aja jadi nilai tambah kantor biar pegawai makin betah. =p

So, apakah itu flexible work?

Barbara Pocock mendefinisikan konsep work-life balance sebagai berikut:

“Orang-orang memiliki ukuran kontrol atas kapan, dimana, dan bagaimana mereka bekerja. Hal itu akan tercapai ketika hak individu untuk memenuhi kehidupan di dalam dan di luar pekerjaannya diterima dan dihargai sebagai norma untuk saling menguntungkan baik individu tersebut, bisnis, maupun masyarakat”.

Jadi, workplace flexibility itu terjadi kalau kita (sebagai pegawai) bisa menentukan sendiri kapan, dimana, n bagaimana pekerjaan kita diselesaikan. Aku baru tau loh ternyata Flexible Work itu tidak hanya berupa flexi time (seperti yang diterapkan di kantor suami), tetapi ada beberapa macam bentuk. 

Menurut Australian Public Service Comission, ini nih bentuknya:

a.    Flexible working hours

Reduced hours, compressed working weeks, split shifts, autonomy in start and finish times

b.    Flexible working places

Working from home, working from another location, use of social media to work on the move

c.     Flexible working practices

      Purchased leave, phased retirement, job-sharing, annualised hours


I need flexible working place pleaseee.... T-T bersambung yaa ceritanya...

Oia, sebagian besar info di atas bisa dibaca di:

  gallup
forbes
Australian Public Service Commission

Aku cuma merangkum azza... hehe

Flexible Work Untuk PNS

Beruntung sekali Senin kemarin mendapat kesempatan untuk mendengarkan presentasi dari salah satu pegawai World Bank tentang Human Capital Development. Surprisingly, ybs bercerita tentang flexible work di public sector dan men-challenge kami semua untuk membuat kajian tentang topik tersebut. Wow. Menarik bgt kan? Kalau aku sih sangat tertarik dan mau banget untuk membuat kajiannya. Saking antusiasnya, tanpa babibu aku nyari jurnal rujukan di google scholar doong. Too bad kebanyakan jurnalnya berbayar. Huhuuu. Sangat dimengerti sih karena membuat jurnal tuh susah. 

Nah... waktunya banyak baca nih... semoga istiqomah ya niatnyaa.... aamiin...

PNS yay!! 

Surat Permohonan Pindah Pegawai

Contoh Surat Permohonan Pindah
SE Kebijakan Pindah

MENTORING PEGAWAI

Oke... setelah bertemu Mas Bella... saya di-challenge untuk menulis hal yang menurut beliau sangat dibutuhkan oleh organisasi dan impactnya bisa besar. Hal apakah itu? tetotetot... MENTORING!!! yay...That's exactly the thing I want to learn more...

took this picture from Google

Sebenarnya, saya memang sudah sejak lama concern dengan sistem onboarding organisasi saya. Saya merasa dulu sebagai fresh graduate yang tidak tau menau tentang audit, benar-benar blank saat pertama kali turun ke lapangan. Sebagai seseorang yang learning by doing, diklat-diklat sepertinya hanya menyumbang sebesar 5% saja terhadap pengetahuan dan keterampilan saya. Dulu saya sangat apatis. I did't even know or care about my organization. well. That's bad. I was practically a robot back then. I'm a different person now of course. 

Menurut saya, masa onboarding tuh penting banget. Ibaratnya manusia, onboarding adalah masa kanak-kanak, masa keemasan. Dalam masa ini, pegawai harus disambut dengan hangat, ditanam dengan mind set yang bagus, karakter yang oke, pembekalan tentang organisasi, apa tujuan organisasi, apa yang diharapkan organisasi dari pegawai, dll. Masa ini adalah masa dimana organisasi bisa membrainwash pegawai barunya yang masih lugu-lugu. So, as a manager, u better don't loose you chance to do the brainwash and make the employee's heart yours!!

Salah satu hal yang bisa dilakukan dalam onboarding adalah dengan mentoring. Dengan adanya mentor, pegawai baru akan memiliki seseorang yang bisa mereka andalkan, tempat mereka bertanya, tempat mereka belajar, dll.  Saya kali ini baru mengartikan tulisannya Tammy D. Allen dan Mark L. Poteet. Awalnya hanya membuat rangkuman saja sih sambil baca-baca. Namun, setelah dipikir-pikir kok ya sayang banget kalau tulisan mereka tidak dishare sekalian. So, buat yang tertarik tentang formal dan informal mentoring, silakan dibaca yaaa....

Developing Effective Mentoring Relationships: Strategies From the Mentor’s Viewpoint

oleh Tammy D. Allen dan Mark L. Poteet

Mentoring telah banyak digunakan perusahaan sebagai salah satu sarana pembinaan, pembelajaran, dan pengembangan karyawan. Sampai saat ini, masih sedikit tulisan yang membahas mentoring yang dilihat dari sudut pandang mentor. Tulisan ini menyajikan hasil dari penelitian kualitatif yang memeriksa karakteristik ideal yang harus dimiliki oleh mentor dan hal yang harus dilakukan mentor ataupun protégé agar hubungan mentoring mereka berjalan efektif. 

Topik tentang mentoring telah banyak mendapat perhatian dalam literature pengembangan karir di beberapa tahun belakangan. Mentoring merupakan sebuah hubungan antara dua individu, biasanya pegawai senior dan junior, dimana senior memposisikan si junior dibawah perhatian/asuhan/monitornya untuk mengajari si junior pekerjaannya, mengenalkan si junior mengenai kontrak kerja, mengorientasikan si junior pada industri dan organisasi, dan membahas isu sosial ataupun personal yang bisa timbul pada pekerjaan (Kram, 1985).

Hubungan mentoring ini dibedakan dari hubungan-hubungan organizational yang lain (supervisor-subordinate). Di dalam hubungan mentoring, individu yang terlibat bisa bekerja secara formal ataupun informal.  Hubungan ini tidak dikukuhkan oleh organisasi secara khusus. Hubungan ini biasanya bertahan lebih lama dari sebagian besar hubungan organisational. Isu-isu yang sering dibahas saat hubungan itu berlangsung, bisa termasuk isu-isu di luar pekerjaan. Selain itu, ikatan antara mentor dan portege biasanya lebih dekat dan lebih kuat daripada hubungan organizational yang lain. (Hunt & Michael, 1983; Philips-Jones, 1982)

Sudah hampir dipastikan bahwa hubungan mentoring ini menawarkan sejumlah benefit karir yang penting kepada protégé, misalnya, individu yang memiliki mentor dilaporkan memiliki level kompensasi, kepuasan kerja dan kemajuan karir yang lebih tinggi. Di era yang dinamis dan penuh dengan turbulensi bisnis seperti sekarang, mentoring sangat diperlukan untuk mem-boost up perkembangan kemampuan individu dan memberikan pembelajaran bagi pegawai. Organisasi harus bisa terus beradaptasi, tumbuh dan berkembang sehingga organisasi harus selalu memberikan pembelajaran bagi pegawainya. Dengan mengambil manfaat mentoring melalui competitive advantage human and intellectual capital, banyak organisasi yang menerapkan formal mentoring sebagai metode untuk melakukan pembinaan pengembangan karir.

Nah, karena banyaknya organsiasi yang menerapkan program ini, diperlukanlah manajemen yang efektif untuk menerapkannya. Ragins dan Cotton (in press) mengarisbawahi bahwa proram ini diimplementasikan tanpa dasar ataupun arahan dari penelitian empiris.  Memang sih, implementasi yang begitu cepat dari program mentoring bisa jadi merepresentasikan situasi dimana praktik telah melampaui penelitian empiris. Seringnya organisasi tidak mengantisipasi atau memahami tantangan terkait program formal mentoring.

Riset yang terbatas telah membandingkan formal dan informal mentoring. Hasilnya mengindikasikan bahwa dua hal tersebut berbeda, terutama dalam hal output yang dihasilkan. Chao, Walz, dan Gardner (1992) menemukan bahwa porteges dalam hubungan formal mentoring dilaporkan menerima dukungan terkait karir yang lebih sedikit dari mentor mereka jika dibandingkan dengan porteges di dalam hubungan informal mentoring. Fagenson-Eland, Marks, dan Amendola (1997) menemukan hasil yang berbeda dengan Chao et al. Secara spesifik, mereka menemukan bahwa porteges merasakan psychosocial mentoring yang lebih besar dalam informal mentorship daripada  porteges dalam formal mentorships, namun demikian tidak ada perbedaan di career-related mentoring. Sebagai tambahan, Ragns dan Cotton (in press) menemukan bahwa proteges dalam informal mentoring merasakan bahwa mentor mereka lebih efektif dan mereka menerima kompensasi yang lebih besar daripada porteges di formal mentorship.

Ragins dan Cotton menawarkan beberapa penjelasan kenapa hasil dari informal dan formal mentorship berbeda. Pertama, tidak biasa seorang mentor menominasikan dirinya sendiri untuk menjadi mentor dalam formal program. Mungkin saja orang yang ditunjuk untuk menjadi mentor memiliki kemampuan yang masih kurang dalam hal komunikasi ataupun coaching untuk menyelenggarakan mentoring yang efektif. Keefektifan formal mentorship mungkin bergantung pada karakteristik individual mentor yang berpartisipasi dalam program tersebut. Alasan lain kenapa formal mentoring tidak mencapai potensinya adalah pihak yang ikut program tidak tahu bagaimana cara mengambil manfaat maksimal yang bisa didapat dari program mentorship, khususnya para protégé. Protégé merupakan orang yang tergolong masih baru dalam suatu organsiasi. Bisa dibilang, mereka baru meniti karir. Hal tersebut membuat mereka memiliki pengetahuan yang lebih sedikit tentang bagaimana caranya mengambil manfaat semaksimal mungkin dalam suatu developmental relationship. 

Dalam penelitiannya tentang formal mentorships, Fagenson-Eland et al. (1997) menemukan bahwa proteges yang lebih berpengalaman lebih banyak menerima manfaat mentoring daripada porteges yang kurang berpengalaman. Penulis mengusulkan mungkin saja hal tersebut terjadi karena porteges yang lebih berpengalaman memiliki skill yang lebih mumpuni dalam mengambil manfaat yang bisa diberikan oleh mentor. 

Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pemahaman terkait mentoring relationship dalam 2 cara.

1. Kita akan mempersepsikan karakteristik ideal seorang mentor.
2. Kita akan mengupas tuntas apa sih yang proteges dan mentor bisa lakukan untuk menghasilkan hubungan mentoring yang efektif.

“Mentors are individual who have guided, sponsored, or otherwise had a positive and significant influence on the professional career development of another employee.”

Setelah dilakukan penelitian, berikut adalah karakter ideal seorang mentor:

1.            Listening and communication skills

2.            Patience

3.            Knowledge of organization and industry

4.            Ability to read and understand others

5.            Honest/trustworthy

6.            Genuine interest/self-motivation

7.            People oriented

8.            Structure/vision

9.            Common sense

10.          Self-confidence

11.          Open to suggestions

12.          Willing to share information

13.          Leadership qualities

14.          Allows protégé to learn on own

15.          Versatility/flexibility

16.          Has respect of others

17.          Provides reasonable goals

18.          Ability to teach

19.          Willingness to give feedback

20.          Fairness/objectivity

Results of Content Analysis for Making Most Out of Relationship

1.            Establish an open communication system with reciprocal feedback

2.            Set standards, goals, and expectations

3.            Trust

4.            Care for and enjoy each other allow mistakes

5.            Take training programs

6.            Willing participation

7.            Be flexible

8.            Be open and comfortable

9.            Consider constraints to mentoring

10.          Learn from others

11.          Work on common tasks

Penelitian dimana karakter mentor dinilai dan kemudian dikorelasikan dengan laporan protégé tentang manfaat yang didapat dari mentoring relationship akan sangat berguna. Tipe data ini akan menyediakan informasi yang lebih final terkait hubungan karakter mentor dengan outcome program mentoring yang dihasilkan.

Organisasi bisa menyeleksi mentor dengan karakteristik di atas, setelah itu calon mentor terpilih akan diberi pelatihan (sharing skill, experience, ability, or knowledge deficiencies). Organisasi akan rekrut dan seleksi potential mentor.

Mentor? someone who clicks me, hihi

Manfaat menggunakan pendekatan yang terstandardisasi untuk menilai karakteristik dan kemampuan potential mentor are multifaceted. Pertama, dengan fokus pada rekrutmen dan seleksi (hanya mengambil calon mentor yang memenuhi karakteristik), organisasi bisa mneghindari konsekuensi negative yang potensial bakal terjadi dari sebuah hubungan mentorship yang tidak efektif. Jika terdapat karakter mentor yang masih kurang, bisa dilakukan training untuk memperbaiki kekurangan itu. Selain itu, organisasi juga bisa membentuk mentoring support groups, yang mengadakan pertemuan di regular basis dan membahas hal-hal tertentu, terutama hal-hal dimana mentor masih kurang menguasai. Bisa juga grup itu digunakan untuk memecahkan masalah bersama dan sebagai sarana untuk memperbaiki satu sama lain. Selain itu, cara lain yang bisa digunakan adalah dengan merotasi protégé ke mentor yang berbeda. Hal ini dilakukan agar protégé mendapat ilmu yang hanya bisa didapat di mentor tertentu. 

Hal lain yang berperan agar mentoring bisa memberikan manfaat maksimal adalah dengan trust, open communication, dan setting standard and expectations. Cara yang bisa dilakukan oleh organisasi adalah denagn mengadakan team bulding programs, misal dengan role playing dll.

Terdapat dua pendapat yang berseberangan terkait formal dan informal mentoring. Praktisi dan peneliti merasa dengan menformalkan mentoring akan lebih baik karena akan meningkatkan keefektifan individu dan organisasi, tetapi justru partisipan dalam penelitian beranggapan bahwa jika diformalkan makan justru program ini akan menghadapi kegagalan. Namun demikian, riset mengindikasikan bahwa baik mentoring formal ataupun informal lebih baik daripada tidak ada mentoring sama sekali. (Caho et al, 1992; Fagan 1988; Noe 1988).

the benefit for the organization? many!!

Strategi untuk Mempertahankan Pegawai (Retention Strategies)

Kita menjumpai masalah dan mengeluarkan biaya untuk mengidentifikasi, menginterviu, dan kemudian meng-hire pegawai yang tepat untuk organisasi. Oleh karenanya, mempertahankan mereka seharusnya menjadi salah satu prioritas utama organisasi. Untungnya, Retention Srategies yang jitu tidak mahal untuk diimplementasikan.

Effective retention

Untuk mengerti bagaimana mempertahankan pegawai yang bagus, pertama-tama kita harus mengetahui apa yang sebenarnya mereka cari. Saat ini, pegawai-pegawai terbaik menginginkan:

1.         Kesempatan untuk mengembangkan karir dan tumbuh di bidang yang mereka pilih

2.         Regular feedback tentang bagaimana mereka bekerja dan perkembangan organisasi

3.         Kesempatan untuk berkontribusi secara langsung pada organsiasi dan dikenali karena kontribusi tersebut

4.         Jam kerja yang fleksibel yang menyeimbangkan antara kebutuhan mereka bekerja dan kehidupan pribadi mereka

5.         Gaji yang pantas dan kesempatan untuk meningkatkannya seiring lama mereka bekerja di organisasi

6.         Benefits yang disesuaikan dengan kebutuhan pribadi mereka masing-masing

Key strategies

Strategi dalam mempertahankan pegawai dimulai dari saat kita menghire mereka sampai saat mereka meninggalkan organisasi. Mari kita lihat bagaimana dengan mengubah praktik pengelolaan SDM, ternyata bisa memberikan impact yang besar terhadap employee retention.

1.         Recruitment and hiring

Layak banget kita menghabiskan waktu, uang dan upaya untuk melakukan rekrutmen. Ketika antara employee dan organisasi cocok, retention akan kurang menjadi isu dalam organisasi.

2.         Orientation and onboarding

Bagaimana kita memperlakukan pegawai di saat awal mereka masuk menjadi bagian dari organisasi ternyata terbukti meningkatkan retention.

Saya setuju sekali mengenai poin ini. Berdasar pengalaman, organisasi saya kurang mengena bahkan cenderung monoton ketika melakukan orientasi pegawai baru. As a new recruit, I didn’t feel the hype and I didn’t engage… =p Menurut saya justru saat itu krusial banget untuk mem-brainwash pegawai baru. Jelaskan dan lakukan hal-hal yang bisa memompa semangat mereka. Ceritakan tentang pentingnya organisasi, visi, misi, dll nya.

3.         Training and development

Poin ini merupakan kunci utama dalam membantu pegawai tumbuh seiring dengan tumbuhnya organisasi dan membantu pegawai agar tetap marketable di bidang mereka.

4.         Performanse evaluation

Ketika pegawai mengerti pekerjaan apa yang mereka kerjakan dengan sangat baik dan dimana saja mereka harus improve, maka pegawai dan organisasi akan sama-sama diuntungkan.

5.         Pay and benefits

Meskipun saat ini banyak pegawai yang menilai reward seperti career development lebih berharga daripada uang, tetap saja good pay dan benefits tetap harus diperhitungkan.

6.         Internal communication

Komunikasi yang efektif bisa membantu memastikan bahwa pegawai mau untuk stay di organisasi. Pegawai perlu mengetahui – dan diingatkan secara regular – bagaimana kondisi organisasi saat ini dana pa yang bisa mereka lakukan untuk membantu organisasi.

7.         Termination and outplacement

Pegawai yang meninggalkan organsiasi dengan cara baik-baik sangat mungkin akan merekomendasikan organisasi kita, dan dengan hal itu, bisa membantu menarik dan mempertahankan pegawai baru.

Engage employee to increase retention

Engaging your employee – adalah memastikan bahwa mereka berkomitmen dan produktif dalam bekerja – selain akan memberi manfaat bagi organisasi, hal ini juga akan memberi manfaat pada pegawai.

Ketika kita mempekerjakan pegawai yang tepat, kemungkinan bahwa mereka akan engage tinggi – mereka akan berkomitmen pada organsiasi dan merasa bahagia dengan pekerjaan mereka. Namun, untuk memastikan ongoing engagement, employer harus memainkan peranan utama, khususnya ketika berhubungan dengan komunikasi. Pertimbangkanlah lima strategi berikut:

1.         Be clear on what your business stands for

Misi, Visi dan brand organisasi kita harus kita kedepankan dan harus jadi inti dari apa yang kita lakukan.

2.         Communicate well and often

Pegawai kita perlu tahu – secara kontinu – bagaimana keadaan organisasi dan pegawai.

3.         Understand generation differences

Untuk mendapatkan yang terbaik dari pegawai kita, kita perlu mengetahui apa yang menjadi motivasi setiap generasi.

4.         Find out what your employee needs

Tanyakan secara regular pada pegawai apa kabar mereka dan apa yang mereka sedang lakukan. Kita harus siap untuk mem-follow up masukan mereka.

5.         Empower all employees to do their best

Sediakan leadership, sumber daya, dan training untuk pegawai agar mereka menyadari potensi mereka.

Engagement memang penting banget. Tapi bagaimana agar pegawai bisa engage dengan sumber daya yang terbatas? Anyway, dari poin-poin di atas ada beberapa hal yang organisasi saya masih lacking. Namun, I’m sure we can fix together.

90% tulisan di atas diambil dari careeronestop

Pegawai Banyak yang RESIGN? Bagaimana Cara Mengatasinya?

Beberapa hari yang lalu saya berbincang-bincang dengan salah satu Kepala Bagian di organisasi saya. Berawal dari meminta saran mengenai isu kepegawaian yang bisa saya angkat untuk apply beasiswa, berujung pada pembicaraan mengenai riset-riset mini yang beliau buat. Salah satu riset beliau yang sangat nyambung sekali dengan isu kepegawaian yang akan saya angkat adalah mengenai banyaknya pegawai organisasi saya yang memilih untuk resign. Sejak tahun 1983 sampai dengan tahun 2015, tercatat total 891 pegawai memilih hengkang dari organisasi. Tidak berhenti sampai di situ, saat ini terdapat sekitar 330 pegawai yang dipekerjakan di instansi lain. Wow. Bagaimana jika yang resign itu key employee organisasi? Gawat banget kan?

 

Mempertahankan key employee itu sangat penting untuk keberlangsungan hidup organisasi. Dengan mempertahankan pegawai terbaik yang kita punya, akan memuluskan jalan tercapainya tujuan organsiasi. Sayangnya, sebagian manajer/atasan di organisasi secara tidak sadar (atau malah sebenarnya ada yang sadar? hihi) masih suka melakukan hal yang secara langsung atau tidak langsung mendorong para employee tadi resign. Selama ini sudah beberapa cara diambil organisasi saya untuk mengantisipasi resign-nya pegawai, salah satunya adalah dengan banyaknya beasiswa yang beberapa tahun terakhir membanjiri organisasi kami. Namun, dari sisi gaya leadership-nya sendiri (sebatas pengalaman saya, subjektif), belum mengalami banyak perubahan. Mungkin saat ini isu employee resignation belum cukup urgent untuk segera diatasi karena dengungnya pun masih kalah dibanding dengan isu lain terutama mengenai mutasi pegawai atau isu teknis lain. Yah… banyak kemungkinan, yang jelas isu ini harus segera dikaji... I volunteer my self to do the job deh pak... (tapi beraninya ngomong di blog doang, =p)

Jadi, kenapa Employee resignation perlu segera diatasi?

karena jika yang resign adalah key employee, tentunya organisasi akan sangat dirugikan karena talent terbaiknya tidak bisa dimanfaatkan lagi. Oleh karena itu, organisasi harus segera introspeksi diri dan berbenah. Sekarang adalah era war of talent, organisasi yang menariklah yang akan mendapat talent-talent terbaik. Pertanyaan yang akan coba saya kaji adalah: Apa Kerugian Employee Resignation? Lalu, apa yang bisa kita lakukan untuk mencegah/meminimalisasi employee resignation? (Note: tulisan-tulisan di bawah saya ambil dari sumber yang ada di referensi)

Apa Kerugian Employee Resignation?

Kegagalan dalam mempertahankan key employee itu MAHAL. Kenapa? Karena mereka adalah investasi organisasi. Organisasi sudah melatih dan mendidik mereka loh. Rekan kerja yang biasa bekerja dan mengandalkannya juga akan insecure dan galau karena pegawai andalan telah resign. Mereka pun harus segera menyesuaikan dengan sikon baru dan ritme kerja akan berubah, Selain itu, untuk melakukan rekrutmen kembali juga butuh biaya, belum lagi selalu ada risiko jika ternyata new recruit tadi tidak sebagus pegawai yang telah resign. Kerugian akan semakin besar sejalan dengan semakin tingginya spek si pegawai yang resign tadi.

Selama ini di organisasi kami belum memaksimalkan pegawai yang telah resign. Kita masih bisa memanfaatkan pegawai tersebut baik ketika dia mengajukan untuk resign maupun setelahnya. Dengan melakukan exit interviews, kita bisa memperolah informasi yang sangat berharga yang bisa kita gunakan untuk mempertahankan pegawai lain yang masih bekerja untuk organisasi. Dengan melakukan interview, Kita bisa mengetahui latar belakang mereka resign, apa yang kurang dari organisasi kita, atau malah bahkan usulan dari mereka untuk perbaikan organsiasi. Dengan menjalin hubungan baik dengan pegawai yang resign tadi, organisasi pun akan memiliki link baru di organisasi lain. Jika sewaktu-waktu kita butuh skill-nya pun, kita masih bisa menghubunginya untuk diminta tolong.

What can we do?

Beberapa cara yang bisa kita lakukan untuk meminimalisasi employee resignation:

1.    Kejelasan tugas

Pegawai yang puas adalah pegawai yang secara jelas mengerti apa yang diharapkan darinya saat dia bekerja. Jika atasan tidak jelas dalam memberikan tugas, maka pegawai akan frustasi dan stress. His mind would be saying “Apa si ini maunya atasan gw? Grrrr….” Atasan ini merampas rasa keamanan internal si pegawai, membuatnya merasa tidak sukses, bahkan bisa saja membuatnya mengalami demotivasi dalam bekerja yang berimbas pada penurunan kinerja. 

2.    Kualitas supervisi atasan

Lebih banyak pegawai yang resign karena atasan mereka daripada karena pekerjaan ataupun organisasi mereka. Ternyata atasan yang baik hati tidak cukup menahan pegawai untuk resign. Atasan (supervisor) memiliki peran penting dalam mempertahankan pegawai. Hal ini bisa dimulai dengan memberikan clear expectations pada si pegawai.

Hal apapun yang dilakukan oleh atasan dan membuat pegawai merasa undervalued akan berkontribusi pada turnover pegawai. Beberapa hal yang sering dikeluhkan oleh pegawai antara lain:

-          Minimnya kejelasan akan ekspektasi atasan

-          Minimnya kejelasan mengenai penghasilan

-          Minimnya feedback dari atasan mengenai kinerja

3.    Kebebasan menyuarakan pendapat

Apakah organisasimu suka mengumpulkan ide-ide dari pegawainya? Apakah organisasimu juga menyediakan lingkungan dimana orang merasa nyaman memberikan feedback? Jika iya, pegawai bisa menawarkan ide-ide mereka, merasa bebas untuk mengkritik dan berkomitmen untuk mewujudkan improvement yang berkelanjutan. If not, employees will bite their tongues or find themselves constantly in trouble - until they leave.

4.    Pegawai selalu mencari cara untuk menggunakan talent dan skill mereka di lingkungan kerja

Seorang pegawai yang termotivasi ingin berkontribusi di area kerja mereka di luar job deskripsi mereka. Berapa banyak pegawai yang bisa berkontribusi jauh melebihi apa yang mereka lakukan sekarang? Kamu hanya perlu mengetahui skill, talent dan pengalaman mereka dan kemudian mengambil kesempatan untuk memanfaatkannya. Jika kita uda tau pegawai kita memiliki talent dalam hal tertentu, tp kita malah menggunakan konsultan luar, maka si pegawai akan merasa down dan dia bakal nggerundel dalam hati “kenapa sih ga minta bantuan gw dulu”?

5.    Persepsi tentang fairness and equitable treatment sangat penting dalam mempertahankan pegawai

Misalnya adalah mengenai mutasi pegawai.

6.   Tools, time, dan training adalah permasalahan yang paling mudah dipecahkan dan paling mempengaruhi retensi pegawai

Pegawai harus memiliki sarana yang diperlukan untuk melakukanpekerjaan mereka dengan baik, kalau tidak mereka akan lebih memilih organisasi lain yang menyediakan sarana tersebut.

7.   Memberikan kesempatan pegawai untuk belajar dan tumbuh dalam hal karir, pengetahuan, dan skill

We know that we hate to be static. Stagnate. So do the employees. Pegawai yang highly motivated akan selalu mencari cara untuk meningkatkan karir, pengetahuan dan skill mereka. So, we have to provide them the opportunities.

8.    Pegawai tidak pernah merasa manajer senior sadar bahwa mereka ada

Luangkan waktu untuk menemui new recruits untuk mengenal mereka dan mempelajari talent, kemampuan, dan skill mereka. Temui employee secara periodik. Ini tool yang sangat penting untuk membuat si employee merasa disambut, dikenali dan juga agar mereka loyal.

9.    Entah apa alasannya, jangan pernah mengancam pekerjaan ataupun penghasilan pegawai

Hal ini akan membuat mereka gugup.

10. Kita harus bisa membuat pegawai merasa diberi reward setimpal, dikenali dan dihargai

11. Coach rather than manage

Try to balance giving your team members the authority, the tools and the space they need to do their jobs – empowering them – and staying checked-in as they execute their responsibilities. Taking a genuine interest in employees as individual, as people.

12. Komunikasi yang terbuka antara pegawai dan manajemen

13. Komunikasikan misi organisasi

Ini penting banget supaya pegawai punya chemistry dengan organisasi.

Untuk mempelajari lebih dalam mengapa pegawai memilih resign, organisasi bisa menggunakan beberapa tools antara lain survey, exit interviews, interviu dengan pegawai yang betah di organisasi, dan dengan menggunakan konsultan.

Ada tulisan bagus mengenai Retention Strategies oleh www.careeronestop.org yang akan saya terjemahkan dalam post selanjutnya.

References:

AboutHR 

Forbes