Pegawai Banyak yang RESIGN? Bagaimana Cara Mengatasinya?

Beberapa hari yang lalu saya berbincang-bincang dengan salah satu Kepala Bagian di organisasi saya. Berawal dari meminta saran mengenai isu kepegawaian yang bisa saya angkat untuk apply beasiswa, berujung pada pembicaraan mengenai riset-riset mini yang beliau buat. Salah satu riset beliau yang sangat nyambung sekali dengan isu kepegawaian yang akan saya angkat adalah mengenai banyaknya pegawai organisasi saya yang memilih untuk resign. Sejak tahun 1983 sampai dengan tahun 2015, tercatat total 891 pegawai memilih hengkang dari organisasi. Tidak berhenti sampai di situ, saat ini terdapat sekitar 330 pegawai yang dipekerjakan di instansi lain. Wow. Bagaimana jika yang resign itu key employee organisasi? Gawat banget kan?

 

Mempertahankan key employee itu sangat penting untuk keberlangsungan hidup organisasi. Dengan mempertahankan pegawai terbaik yang kita punya, akan memuluskan jalan tercapainya tujuan organsiasi. Sayangnya, sebagian manajer/atasan di organisasi secara tidak sadar (atau malah sebenarnya ada yang sadar? hihi) masih suka melakukan hal yang secara langsung atau tidak langsung mendorong para employee tadi resign. Selama ini sudah beberapa cara diambil organisasi saya untuk mengantisipasi resign-nya pegawai, salah satunya adalah dengan banyaknya beasiswa yang beberapa tahun terakhir membanjiri organisasi kami. Namun, dari sisi gaya leadership-nya sendiri (sebatas pengalaman saya, subjektif), belum mengalami banyak perubahan. Mungkin saat ini isu employee resignation belum cukup urgent untuk segera diatasi karena dengungnya pun masih kalah dibanding dengan isu lain terutama mengenai mutasi pegawai atau isu teknis lain. Yah… banyak kemungkinan, yang jelas isu ini harus segera dikaji... I volunteer my self to do the job deh pak... (tapi beraninya ngomong di blog doang, =p)

Jadi, kenapa Employee resignation perlu segera diatasi?

karena jika yang resign adalah key employee, tentunya organisasi akan sangat dirugikan karena talent terbaiknya tidak bisa dimanfaatkan lagi. Oleh karena itu, organisasi harus segera introspeksi diri dan berbenah. Sekarang adalah era war of talent, organisasi yang menariklah yang akan mendapat talent-talent terbaik. Pertanyaan yang akan coba saya kaji adalah: Apa Kerugian Employee Resignation? Lalu, apa yang bisa kita lakukan untuk mencegah/meminimalisasi employee resignation? (Note: tulisan-tulisan di bawah saya ambil dari sumber yang ada di referensi)

Apa Kerugian Employee Resignation?

Kegagalan dalam mempertahankan key employee itu MAHAL. Kenapa? Karena mereka adalah investasi organisasi. Organisasi sudah melatih dan mendidik mereka loh. Rekan kerja yang biasa bekerja dan mengandalkannya juga akan insecure dan galau karena pegawai andalan telah resign. Mereka pun harus segera menyesuaikan dengan sikon baru dan ritme kerja akan berubah, Selain itu, untuk melakukan rekrutmen kembali juga butuh biaya, belum lagi selalu ada risiko jika ternyata new recruit tadi tidak sebagus pegawai yang telah resign. Kerugian akan semakin besar sejalan dengan semakin tingginya spek si pegawai yang resign tadi.

Selama ini di organisasi kami belum memaksimalkan pegawai yang telah resign. Kita masih bisa memanfaatkan pegawai tersebut baik ketika dia mengajukan untuk resign maupun setelahnya. Dengan melakukan exit interviews, kita bisa memperolah informasi yang sangat berharga yang bisa kita gunakan untuk mempertahankan pegawai lain yang masih bekerja untuk organisasi. Dengan melakukan interview, Kita bisa mengetahui latar belakang mereka resign, apa yang kurang dari organisasi kita, atau malah bahkan usulan dari mereka untuk perbaikan organsiasi. Dengan menjalin hubungan baik dengan pegawai yang resign tadi, organisasi pun akan memiliki link baru di organisasi lain. Jika sewaktu-waktu kita butuh skill-nya pun, kita masih bisa menghubunginya untuk diminta tolong.

What can we do?

Beberapa cara yang bisa kita lakukan untuk meminimalisasi employee resignation:

1.    Kejelasan tugas

Pegawai yang puas adalah pegawai yang secara jelas mengerti apa yang diharapkan darinya saat dia bekerja. Jika atasan tidak jelas dalam memberikan tugas, maka pegawai akan frustasi dan stress. His mind would be saying “Apa si ini maunya atasan gw? Grrrr….” Atasan ini merampas rasa keamanan internal si pegawai, membuatnya merasa tidak sukses, bahkan bisa saja membuatnya mengalami demotivasi dalam bekerja yang berimbas pada penurunan kinerja. 

2.    Kualitas supervisi atasan

Lebih banyak pegawai yang resign karena atasan mereka daripada karena pekerjaan ataupun organisasi mereka. Ternyata atasan yang baik hati tidak cukup menahan pegawai untuk resign. Atasan (supervisor) memiliki peran penting dalam mempertahankan pegawai. Hal ini bisa dimulai dengan memberikan clear expectations pada si pegawai.

Hal apapun yang dilakukan oleh atasan dan membuat pegawai merasa undervalued akan berkontribusi pada turnover pegawai. Beberapa hal yang sering dikeluhkan oleh pegawai antara lain:

-          Minimnya kejelasan akan ekspektasi atasan

-          Minimnya kejelasan mengenai penghasilan

-          Minimnya feedback dari atasan mengenai kinerja

3.    Kebebasan menyuarakan pendapat

Apakah organisasimu suka mengumpulkan ide-ide dari pegawainya? Apakah organisasimu juga menyediakan lingkungan dimana orang merasa nyaman memberikan feedback? Jika iya, pegawai bisa menawarkan ide-ide mereka, merasa bebas untuk mengkritik dan berkomitmen untuk mewujudkan improvement yang berkelanjutan. If not, employees will bite their tongues or find themselves constantly in trouble - until they leave.

4.    Pegawai selalu mencari cara untuk menggunakan talent dan skill mereka di lingkungan kerja

Seorang pegawai yang termotivasi ingin berkontribusi di area kerja mereka di luar job deskripsi mereka. Berapa banyak pegawai yang bisa berkontribusi jauh melebihi apa yang mereka lakukan sekarang? Kamu hanya perlu mengetahui skill, talent dan pengalaman mereka dan kemudian mengambil kesempatan untuk memanfaatkannya. Jika kita uda tau pegawai kita memiliki talent dalam hal tertentu, tp kita malah menggunakan konsultan luar, maka si pegawai akan merasa down dan dia bakal nggerundel dalam hati “kenapa sih ga minta bantuan gw dulu”?

5.    Persepsi tentang fairness and equitable treatment sangat penting dalam mempertahankan pegawai

Misalnya adalah mengenai mutasi pegawai.

6.   Tools, time, dan training adalah permasalahan yang paling mudah dipecahkan dan paling mempengaruhi retensi pegawai

Pegawai harus memiliki sarana yang diperlukan untuk melakukanpekerjaan mereka dengan baik, kalau tidak mereka akan lebih memilih organisasi lain yang menyediakan sarana tersebut.

7.   Memberikan kesempatan pegawai untuk belajar dan tumbuh dalam hal karir, pengetahuan, dan skill

We know that we hate to be static. Stagnate. So do the employees. Pegawai yang highly motivated akan selalu mencari cara untuk meningkatkan karir, pengetahuan dan skill mereka. So, we have to provide them the opportunities.

8.    Pegawai tidak pernah merasa manajer senior sadar bahwa mereka ada

Luangkan waktu untuk menemui new recruits untuk mengenal mereka dan mempelajari talent, kemampuan, dan skill mereka. Temui employee secara periodik. Ini tool yang sangat penting untuk membuat si employee merasa disambut, dikenali dan juga agar mereka loyal.

9.    Entah apa alasannya, jangan pernah mengancam pekerjaan ataupun penghasilan pegawai

Hal ini akan membuat mereka gugup.

10. Kita harus bisa membuat pegawai merasa diberi reward setimpal, dikenali dan dihargai

11. Coach rather than manage

Try to balance giving your team members the authority, the tools and the space they need to do their jobs – empowering them – and staying checked-in as they execute their responsibilities. Taking a genuine interest in employees as individual, as people.

12. Komunikasi yang terbuka antara pegawai dan manajemen

13. Komunikasikan misi organisasi

Ini penting banget supaya pegawai punya chemistry dengan organisasi.

Untuk mempelajari lebih dalam mengapa pegawai memilih resign, organisasi bisa menggunakan beberapa tools antara lain survey, exit interviews, interviu dengan pegawai yang betah di organisasi, dan dengan menggunakan konsultan.

Ada tulisan bagus mengenai Retention Strategies oleh www.careeronestop.org yang akan saya terjemahkan dalam post selanjutnya.

References:

AboutHR 

Forbes